Etap zamknięcia składania ofert oraz otwarcia ofert jest granicą, po przekroczeniu której Zamawiający jest już związany wcześniej ustalonymi zapisami w postępowaniu. Działając jako Zamawiający warto więc wcześniej zweryfikować podstawowe kwestie, aby zapobiec błędom niwelującym cel całego postępowania tj. możliwość udzielenia zamówienia. 

Czy dokumentacja postępowania jest kompletna?

Weryfikacja kompletności dokumentacji przetargowej powinna odbywać się oczywiście niezwłocznie po publikacji postępowania. Warto jednak, przed upływem terminu na składanie ofert, zweryfikować czy w toku postępowania nie przeoczono jakiejś nieścisłości. Zasadniczo, jest to prawdopodobnie ostatni moment, by wyeliminować takie błędy bez konieczności przykładowo unieważniania postępowania lub odrzucania ofert. 

W praktyce problemy często wynikają z rozbieżności pomiędzy zapisami specyfikacji warunków zamówienia, a formularzem ofertowym. Przykładowa nieścisłość pomiędzy opisem kryteriów oceny ofert, a wymogiem uzupełnienia informacji w formularzu może umknąć uwadze Wykonawców, skupionych na zapisach samej treści oferty. Z punktu widzenia oceny prawidłowości Zamawiającego jest to jednak błąd istotny. 

Zwrócić należy również uwagę na to czy wszystkie załączniki do specyfikacji warunków zamówienia są aktualne. W toku udzielania wyjaśnień na pytania Wykonawców, Zamawiający często dokonuje modyfikacji pierwotnie opublikowanych dokumentów. Złożenie przez Wykonawcę dokumentów na niezaktualizowanym, a wymaganym, formularzu prowadzić może do odrzucenia oferty. Warto w tym miejscu wskazać, iż dobrą praktyką jest wyraźne oznaczenie zmodyfikowanych załączników poprzez przykładowo dopisek “zmiana nr 2 z dnia 26.05.2026 r.”. Ułatwia to pracę nie tylko Wykonawców, ale i samego Zamawiającego działającego często przy wielu postępowaniach jednocześnie. 

Czy wszystkie pytania i odpowiedzi zostały opublikowane?

W toku postępowania Wykonawcy bardzo często zwracają się do Zamawiającego z wnioskami o wyjaśnienie treści specyfikacji warunków zamówienia.  Warto przypomnieć, że Zamawiający nie jest zobowiązany do udzielenia odpowiedzi na wszelkie pytania jakie zostaną do niego skierowane. Ustawodawca postanowił jako granicę ustanowić termin, w jakim przesłane zostały pytania. 

W przetargu nieograniczonym termin wskazany został w art. 135 ust. 2 ustawy Pzp:
“Zamawiający jest obowiązany udzielić wyjaśnień niezwłocznie, jednak nie później niż na 6 dni przed upływem terminu składania ofert albo nie później niż na 4 dni przed upływem terminu składania ofert w przypadku, o którym mowa w art. 138 ust. 2 pkt 2, pod warunkiem że wniosek o wyjaśnienie treści SWZ wpłynął do zamawiającego nie później niż na odpowiednio 14 albo 7 dni przed upływem terminu składania ofert.”

W zakresie postępowania w trybie podstawowym, regulacja z art. 284 ust. 2 ustawy Pzp stanowi:
“Zamawiający jest obowiązany udzielić wyjaśnień niezwłocznie, jednak nie później niż na 2 dni przed upływem terminu składania odpowiednio ofert albo ofert podlegających negocjacjom, pod warunkiem że wniosek o wyjaśnienie treści odpowiednio SWZ albo opisu potrzeb i wymagań wpłynął do zamawiającego nie później niż na 4 dni przed upływem terminu składania odpowiednio ofert albo ofert podlegających negocjacjom.”

Przed zakończeniem terminu składania ofert i ich otwarciem warto zweryfikować ponownie czy na pewno udzielono odpowiedzi na wszystkie pytania zadane przez Wykonawców w terminie. Wymaga to również analizy czy pytanie nie zostało podzielone na kilka oddzielnych wątków, a jeśli tak to czy wyjaśnienie jest wyczerpujące i umożliwi zrozumienie intencji Zamawiającego. W zakresie prac komisji przetargowej warto pamiętać o rzetelnym udokumentowaniu sytuacji, w której Zamawiający nie udziela odpowiedzi na pytania zadane po terminie. 

Czy termin składania ofert został ustalony prawidłowo?

Chociaż czas krótko przed terminem składania ofert jest zdecydowanie późnym momentem na ocenę prawidłowości wyznaczenia terminu na ich złożenie, jest to jednocześnie ostatnia chwila na ewentualne przedłużenie terminu składania i uniknięcie zarzutu ograniczenia konkurencji. Znaczenie ma tu nie tylko termin pierwotnie wyznaczony, ale również uwzględnienie kwestii udzielania odpowiedzi na wnioski o wyjaśnienie treści specyfikacji warunków zamówienia oraz skali wprowadzonych zmian. Zawsze należy wyważyć odpowiedni termin, pomiędzy prowadzeniem sprawnie i efektywnie postępowania, a umożliwieniem Wykonawcą rzetelnego przygotowania oferty, w tym przeprowadzenia dokładnej analizy kosztów i ryzyk. 

Czy Zamawiający jest przygotowany organizacyjnie do otwarcia ofert?

Zamawiający powinien zweryfikować czy jest przygotowany pod kątem organizacyjnym do przeprowadzenia otwarcia ofert. Mimo elektronizacji procesu zamówień, otwarcie ofert często wymaga realnych działań sekretarza komisji przetargowej lub innej wyznaczonej osoby. Warto zadbać, by otwarcie ofert odbywało się w dogodnym – dla pracowników Zamawiającego – terminie, a także by platforma zakupowa, na której prowadzone jest postępowania nie miała w tym czasie planowanych przerw technicznych. 

W tym zakresie znaczenie ma również czy Zamawiający na etapie publikacji postępowania zdecydował się na ujawnienie kwoty jaką zamierza przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia. W zależności od przyjętej strategii może wskazać zaplanowaną kwotę od razu w ogłoszeniu o zamówieniu oraz dokumentacji przetargowej jak i po zakończeniu składania ofert. 

Zgodnie z art. 222 ust. 4 Pzp:
“Zamawiający, najpóźniej przed otwarciem ofert, udostępnia na stronie internetowej prowadzonego postępowania informację o kwocie, jaką zamierza przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia”

Ważne więc, aby Zamawiający dopilnował aby kwota jaką zamierza przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia została ujawniona najpóźniej w “okienku czasowym” po zakończeniu terminu składania ofert, a przed ich otwarciem. 

Jeśli temat Cię zainteresował, masz pytania lub potrzebujesz wsparcia przy podobnym zagadnieniu, zapraszam do kontaktu mailowego.