Stan prawny: 01.08.2025 r.
Kwota przeznaczona na sfinansowanie zamówienia wydaje się być pojęciem zrozumiałym, już na bazie samej wykładni językowej. Praktycy często jednak utożsamiają kwotę przeznaczoną na sfinansowanie zamówienia z kwotą jaką Zamawiający, w procesie przygotowywania się do postępowania, oszacował jako rynkową wartość zamówienia. Chociaż działanie to nie jest sprzeczne z przepisami, a co więcej jest najczęściej stosowane, warto pamiętać że kwoty te nie muszą być sobie równe, ani ograniczać się do doliczenia podatku VAT to oszacowanej wartości netto.
Kwota przeznaczona na sfinansowanie zamówienia wynika np. z planu budżetowego, uzyskanego dofinansowania lub innego przyjętego u Zamawiającego dokumentu organizacyjnego. W praktyce, zwłaszcza przy zamówieniach na roboty budowlane finansowane przy udziale środków zewnętrznych, Zamawiający dysponuje środkami finansowanymi mniejszymi niż wskazuje na to szacunkowa wartość rynkowa dla wykonania zamówienia.
Zagadnienie kwoty, jaką Zamawiający zamierza przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia, jest w ustawie Prawo zamówień publicznych (t.j. Dz.U. z 2024 r. poz. 1320 ze zm.) uregulowane w art. 222 ust. 4.
Art. 222
4. Zamawiający, najpóźniej przed otwarciem ofert, udostępnia na stronie internetowej prowadzonego postępowania informację o kwocie, jaką zamierza przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia.
Wskazany przepis znajduje zastosowanie we wszystkich trybach, gdzie Wykonawcy składają oferty, a więc zarówno w postępowaniach powyżej progu (unijnych), jak i w postępowaniach poniżej progu (krajowych). Stosowanie do postępowań krajowych odbywa się poprzez art. 266 ustawy Pzp.
Ustawodawca, regulując tę kwestię, zdecydował się postawić ciężar na czas publikacji – „najpóźniej przed otwarciem ofert”. Rozwiązanie to zabezpiecza interes Wykonawców przed ewentualnym działaniem Zamawiającego, który dążąc do unieważnienia postępowania mógłby (oczywiście wbrew obowiązującym zasadom) manipulować informacją o kwocie.
Brak określenia daty początkowej umożliwia Zamawiającemu przyjęcie jednego z dwóch zasadniczych rozwiązań:
- Opublikowanie informacji o kwocie jaką zamierza przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia w momencie publikacji postępowania (w ogłoszeniu o zamówieniu,
w Specyfikacji Warunków Zamówienia); - Opublikowanie informacji o kwocie jaką zamierza przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia po upływie terminu składania ofert, ale przed otwarciem ofert. W praktyce najczęściej, wedle decyzji Zamawiającego, te dwa momenty dzieli 30-60 minut. Wiele platform zakupowych automatycznie udostępnia informację o kwocie, w chwili zamknięcia możliwości składania ofert, co zapewnia spełnienie wymagań przepisu ustawy.
Decyzja o momencie ujawnienia kwoty pozostaje niebagatelna dla wartości składanych ofert. Kluczowa jest znajomość rynku przez Zamawiającego. Podanie kwoty, jaką Zamawiający dysponuje, już na początku postępowania, jeżeli jest to wg oceny Zamawiającego kwota poniżej przeciętnej wartości rynkowej, może skłonić Wykonawców do obniżenia wartości zamówienia, w celu jego uzyskania. Przy usługach lub dostawach związanych np. z sektorem informatycznym, planowana wysokość wydatku
w połączeniu z opisem przedmiotu zamówienia, pozwala też Wykonawcom na ocenę, na jakim poziomie technologicznym, Zamawiający planuje uzyskać zamówienie.
Kwota jaką Zamawiający zamierzał przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia ma również znaczenie dla możliwości unieważnienia postępowania, zgodnie z art. 255 pkt 3 ustawy Pzp.
Art. 255
Zamawiający unieważnia postępowanie o udzielenie zamówienia, jeżeli:
3) cena lub koszt najkorzystniejszej oferty lub oferta z najniższą ceną przewyższa kwotę, którą zamawiający zamierza przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia, chyba że zamawiający może zwiększyć tę kwotę do ceny lub kosztu najkorzystniejszej oferty;
W tym zakresie z punktu widzenia praktycznego trzeba wskazać na kilka elementów:
- Jeżeli Zamawiający przewidział podział zamówienia na zadania/części/pakiety, to kwota przeznaczona na sfinansowanie powinna zostać podana adekwatnie do tego podziału.
Umożliwia to zastosowanie art. 259 ustawy Pzp odsyłającego do podanego powyżej art. 255 pkt 3 ww ustawy.
Art. 259
Jeżeli zamawiający dopuścił możliwość składania ofert częściowych, do unieważnienia w części postępowania o udzielenie zamówienia stosuje się przepisy art. 255-258.
- Jeżeli Zamawiający przewidział możliwość skorzystania z prawa opcji powinien podać kwotę jaką ma zaplanowaną w budżecie, a więc „pewną”, tj. obejmującą zamówienie podstawowe. Prawo opcji jest uprawnieniem Zamawiającego. Jeżeli Zamawiający zdecyduje się podać wartość opcji powinien w sposób wyraźny odróżnić ją od wartości zamówienia podstawowego, aby było to transparentne dla Wykonawców.
- Ponieważ Zamawiający podaje kwotę całkowitą jaką zamierza przeznaczyć, wartość ta jest kwotą brutto.
Powyższa analiza prowadzi do wniosku, iż zagadnienie „kwoty przeznaczonej na realizację zamówienia”, lakonicznie uregulowane w przepisach, może być elementem strategicznego działania Zamawiającego, wpływającego na ostateczny kształt ofert Wykonawców.
Jeśli temat Cię zainteresował, masz pytania lub potrzebujesz wsparcia przy podobnym zagadnieniu, zapraszam do kontaktu mailowego!