Stan prawny: 24.08.2025 r.
Przedmiotowe środki dowodowe zdefiniowane zostały w ustawie Prawo zamówień publicznych (t.j. Dz.U. z 2025 r., poz. 1420 ze zm.) [dalej jako „Pzp”],
w art. 7 pkt 20 jako:
„środki służące potwierdzeniu zgodności oferowanych dostaw, usług lub robót budowlanych z wymaganiami, cechami lub kryteriami określonymi w opisie przedmiotu zamówienia lub opisie kryteriów oceny ofert, lub wymaganiami związanymi z realizacją zamówienia”.
W praktyce Zamawiający wymagają dokumentów, certyfikatów, kart katalogowych itp. pozwalających zweryfikować czy zaoferowany przez Wykonawcę przedmiot zamówienia spełnia wymagania stawiane przez Zamawiającego. Przedmiotowe środki dowodowe są obiektywne względem niekiedy subiektywnej oceny przez Wykonawcę, że posiada przedmiot zamówienia wypełniający postanowienia opisu przedmiotu zamówienia.
Ustawodawca zdecydował, że przedmiotowe środki dowodowe powinny zostać złożone razem z ofertą.
Art. 107 ust. 1
Jeżeli zamawiający żąda złożenia przedmiotowych środków dowodowych, wykonawca składa je wraz z oferta.
Kluczowy dla tematu uzupełnienia przedmiotowych środków dowodowych jest natomiast art. 107 ust. 2 Pzp stanowiący:
Jeżeli wykonawca nie złożył przedmiotowych środków dowodowych lub złożone przedmiotowe środki dowodowe są niekompletne, zamawiający wzywa do ich złożenia lub uzupełnienia w wyznaczonym terminie, o ile przewidział to w ogłoszeniu o zamówieniu lub dokumentach zamówienia.
W praktyce istotnym jest rozróżnienie:
- nie złożenia przedmiotowych środków dowodowych;
- złożenia niekompletnych przedmiotowych środków dowodowych;
- złożenie błędnych merytorycznie przedmiotowych środków dowodowych.
Brak w ogóle złożenia przedmiotowych środków dowodowych wynikać może z przeoczenia wymagania określającego ten obowiązek.
Dobrą praktyką Zamawiającego jest wskazanie w Specyfikacji Warunków Zamówienia wyraźnie, że dokumenty mają zostać złożone wraz z ofertą. Jeżeli Zamawiający dodatkowo opisuje z jakich elementów składa się oferta, warto również w tym miejscu przypomnieć o obowiązku złożenia dokumentów przedmiotowych. Niezależnie od możliwości zastosowania instytucji uzupełnienia przedmiotowego środka dowodowego, działanie uprzednie pozwalające zapobiec konieczności jej stosowania przyśpiesza postępowanie.
Istotą złożenia niekompletnych przedmiotowych środków dowodowych jest błąd formalny (nie merytoryczny), np. w postaci „fizycznego” pominięcia niektórych stron dokumentu. Nie można zaklasyfikować tego jako brak złożenia środka, ale jednocześnie dzięki sformułowaniu przepisu pozwala na potencjalne „uratowanie” oferty.
Złożenie natomiast przedmiotowych środków dowodowych niezgodnych pod kątem merytorycznym z wymaganiami Zamawiającego (np. karta katalogowa nie potwierdzająca cech określonych przez Zamawiającego) nie stwarza możliwości zastosowania uzupełnienia przedmiotowego środka dowodowego na podstawie art. 107 ust. 2 Pzp.
Wskazany przepis znajduje zastosowanie nie tylko w postępowaniach prowadzonych w trybach unijnych, ale poprzez art. 266 Pzp również
w postępowaniach krajowych.
Uzupełnienie przedmiotowych środków dowodowych nie zawsze jest dopuszczalne. Wskazuje na to art. 107 ust. 3 Pzp:
„Przepisu ust. 2 nie stosuje się, jeżeli przedmiotowy środek dowodowy służy potwierdzeniu zgodności z cechami lub kryteriami określonymi w opisie kryteriów oceny ofert lub, pomimo złożenia przedmiotowego środka dowodowego, oferta podlega odrzuceniu albo zachodzą przesłanki unieważnienia postępowania.”
Z praktycznego punktu widzenia ważne jest więc również zwrócenie uwagi na cel przedłożenia przedmiotowych środków dowodowych. Jeżeli przypisywane ofercie punkty, wg kryteriów oceny ofert, wynikają z przedstawionych przez Wykonawcę dokumentów, brak złożenia lub złożenie środków dowodowych niezupełnych nie podlega uzupełnieniu. Na etapie tworzenia dokumentacji Zamawiający powinien jednoznacznie ustalić jaki cel mają przedmiotowe środki dowodowe, tak aby po otwarciu ofert było możliwe obiektywne ocenienie złożonych dokumentów przez Komisję przetargową.
Pozostałe przesłanki wskazane w art. 107 ust. 3 Pzp mają za cel uniknięcie zbytecznego formalizowania postępowania. Jeżeli Zamawiający już na tym etapie wie, że oferta będzie podlegać odrzuceniu albo że postępowanie zostanie unieważnione, nie wzywa do uzupełnienia przedmiotowych środków dowodowych.
Ustawodawca nie wskazał terminu w jakim Wykonawca ma uzupełnić przedmiotowe środki dowodowe, pozostawiając to decyzji Zamawiającego. Wyznaczając termin na uzupełnienie Zamawiający powinien kierować się przede wszystkim racjonalnością i doświadczeniem. Termin powinien dać Wykonawcy realną możliwość na przesłanie określonych dokumentów (np. uwzględniając konieczność ich uzyskania od producenta). Z drugiej strony jednak nie można pominąć faktu, że postepowanie powinno być prowadzone dynamicznie i bez zbytecznego „przeciągania” terminów.
Konsekwencją nie złożenia przedmiotowego środka dowodowego (w tym na wezwanie do uzupełnienia) jest odrzucenie oferty Wykonawcy. Przesłanka do tego została literalnie wskazana w treści ustawy w art. 226 ust. 1 pkt 2 ppkt c)
Art. 226 ust. 1 pkt 2 ppkt c)
Zamawiający odrzuca ofertę, jeżeli: (…) została złożona przez wykonawcę: (…) c) który nie złożył w przewidzianym terminie (…) przedmiotowego środka dowodowego (…)
Przewidziana przez ustawodawcę możliwość uzupełniania przedmiotowych środków dowodowych jest niezwykle często stosowana w postępowaniach przetargowych. Pozwala na uelastycznienie zasad złożenia dokumentów ofertowych przy jednoczesnym zachowaniu przejrzystości reguł uzupełnienia. Rozwiązanie to umożliwia dalsze prowadzenie postępowania, a więc i doprowadzenie do wyboru oferty najkorzystniejszej, zamiast odrzucenia oferty lub unieważnienia postępowania.
Jeśli temat Cię zainteresował, masz pytania lub potrzebujesz wsparcia przy podobnym zagadnieniu, zapraszam do kontaktu mailowego!