Stan prawny: 01.08.2025 r.
Wizja lokalna jest pojęciem występującym w ustawie z 11 września 2019 r. Prawo zamówień publicznych (t.j. Dz.U. z 2024 r., poz. 1320 ze zm.; dalej jako „ustawa Pzp”), jednak niezdefiniowanym w art. 7 ustawy Pzp. Jako wizję lokalną, w prawie zamówień publicznych, należy traktować zapoznanie się przez potencjalnego Wykonawcę
z miejscem planowanych, przez Zamawiającego, robót budowlanych, usług lub dostaw. Oczywistym obowiązkiem Zamawiającego jest stworzenie opisu przedmiotu zamówienia, który pozwala oszacować nakład koniecznej pracy oraz wycenę oferty, jednak wizja lokalna pozwala Wykonawcy na ocenę przyszłego zamówienia
z wykorzystaniem jego wiedzy, doświadczenia oraz zindywidualizowanych systemów kosztorysowania.
Wizja lokalna występuje zarówno w postępowaniach powyżej progu (tzw. postępowaniach unijnych) jak i postępowaniach poniżej progu (tzw. postępowania krajowe). Wymagania w tym zakresie muszą znaleźć się w Specyfikacji Warunków Zamówienia. Kwestie te reguluje w postępowaniach unijnych art. 134 ustawy Pzp, natomiast
w postępowaniach krajowych art. 281.
Art. 134 ustawy Pzp
2. SWZ zawiera również:
9) informacje dotyczące przeprowadzenia przez wykonawcę wizji lokalnej (…), jeżeli zamawiający przewiduje możliwość albo wymaga złożenia oferty po odbyciu wizji lokalnej (…);
Art. 281 ustawy Pzp
2. W przypadkach, o których mowa w art. 275 pkt 1 i 2, SWZ zawiera również:
12) informacje dotyczące przeprowadzenia przez wykonawcę wizji lokalnej (…) , jeżeli zamawiający przewiduje możliwość albo wymaga złożenia oferty po odbyciu wizji lokalnej (…);
Konsekwencją powyższego sformułowania wariantów wizji lokalnej jest wyróżnienie wizji lokalnej: fakultatywnej (zamawiający przewiduje możliwość) oraz obligatoryjnej (zamawiający wymaga złożenia oferty po odbyciu wizji lokalnej). Ustawodawca wprowadził na tę okoliczność samodzielną przesłankę odrzucenia oferty Wykonawcy, który nie odbył wizji lokalnej, jeżeli Zamawiający uregulował ją w Specyfikacji Warunków Zamówienia jako obowiązkową.
Art. 226. 1. Zamawiający odrzuca ofertę, jeżeli:
18) została złożona bez odbycia wizji lokalnej lub bez sprawdzenia dokumentów niezbędnych do realizacji zamówienia dostępnych na miejscu u zamawiającego, w przypadku gdy zamawiający tego wymagał w dokumentach zamówienia.
W tym aspekcie z punktu widzenia praktyki Zamawiającego istotne są trzy kwestie:
1) Zamawiający opisując wymagania, co do wizji lokalnej, powinien jednoznacznie wskazać w Specyfikacji Warunków Zamówienia czy traktuje wizję jako obowiązkową czy wyłącznie stwarza dodatkową możliwość jej odbycia dla Wykonawców. Jeżeli wizja lokalna jest obligatoryjna bezpiecznym rozwiązaniem jest wyartykułowanie tego w Specyfikacji Warunków Zamówienia wprost.
2) Jeżeli Zamawiający uznał za konieczne odbycie wizji lokalnej, uwzględniając sankcje możliwości odrzucenia oferty, powinien zadbać o odpowiednie udokumentowanie odbycia wizji lokalnej przez poszczególnych Wykonawców. Dla celów dowodowych dobrą praktyką będzie sporządzenie przez pracownika Zamawiającego protokołu. Uregulowanie tego, już na etapie tworzenia Specyfikacji Warunków Zamówienia, również umożliwi jednoznaczną ocenę czy wizja lokalna faktycznie się odbyła. Zapis w specyfikacji chroni nie tylko interes Zamawiającego, ale również Wykonawcy.
3) Zamawiający, opisując organizację wizji lokalnej, często ogranicza się do wskazania konkretnej, jednej, daty oraz godziny, co w wielu przypadkach prowadzić może nawet do zwiększenia wartości złożonej oferty. Sformułowanie w ten sposób zapisu, z pewnością wynika z chęci sprawnego przeprowadzenia postępowania, jednak w niektórych przypadkach brak refleksyjności w tym zakresie może wpłynąć negatywnie na kształt oferty (zarówno w zakresie ceny jak i innych elementów kryteriów oceny ofert). Jeżeli Zamawiający opisze wizję lokalną jako obowiązkową, a jednocześnie wyznaczy wyłącznie jeden możliwy termin wizji lokalnej, to Wykonawca który stawi się w celu jej odbycia, nie mając żadnej konkurencji, posiada wiedzę że jako jedyny może złożyć ofertę niepodlegającą odrzuceniu (przynajmniej w zakresie wizji lokalnej). Dodatkowo jeżeli Zamawiający zdecydował się na opublikowanie przez upływem terminu składania ofert kwoty jaką zamierza przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia, to umożliwia Wykonawcy zaoferowanie ceny oferty w górnej granicy przyjętej przez Zamawiającego lub w pewnym stopniu ją przekraczając, licząc na zwiększenie tej wartości przez Zamawiającego. Chodź działanie takie nie jest jednoznacznie zabronione względem przepisów, to może być nieekonomiczne z punktu widzenia interesu Zamawiającego (brak oszczędności).
W kwestii organizacji wizji lokalnej Zamawiający powinien mieć na uwadze zasadę równego traktowania Wykonawców. Z tego powodu istotne jest, aby ewentualne pytania związane miejscem wykonywania dostawy/usługi/roboty budowlanej zadane zostały w formie wniosków o wyjaśnienie treści Specyfikacji Warunków Zamówienia, a więc elektronicznie za pomocą platformy zakupowej, z której korzysta Zamawiający. W takiej sytuacji Zamawiający udzielając wyjaśnień/odpowiedzi publikuje je w miejscu dostępnym dla wszystkich potencjalnych Wykonawców zamówienia.
Istotnym elementem formalnym stosowania wizji lokalnej jest zastosowanie odpowiednio dłuższego terminu składania ofert.
Art. 131
2. W przypadku gdy zamawiający przewiduje możliwość albo, jeżeli jest to konieczne ze względu na specyfikę przedmiotu zamówienia, wymaga złożenia oferty po:
- odbyciu przez wykonawcę wizji lokalnej (…)
- wyznacza terminy składania ofert z uwzględnieniem czasu niezbędnego do zapoznania się przez wykonawców z informacjami koniecznymi do przygotowania oferty, z tym że terminy te muszą być dłuższe od ustawowych terminów minimalnych, o ile są one określone.
Ustawa nie wskazuje więc terminu „sztywnego”, pozostawiając to ocenie przez pryzmat doświadczenia Zamawiającego. Wskazane jest wyłącznie, że wyznaczone terminy musza być dłuższe niż minimalne określone przez ustawę. Zamawiający może więc wyznaczyć dłuższy termin o 1 dzień (co formalnie będzie poprawne), jak i o np. 20 dni. Zapewnienie odpowiednio dłuższego czasu umożliwia Wykonawcom prawidłowe oszacowanie kosztów wykonania planowanego zamówienia publicznego.
Jeśli temat Cię zainteresował, masz pytania lub potrzebujesz wsparcia przy podobnym zagadnieniu, zapraszam do kontaktu mailowego!