Związanie ofertą w trybie podstawowym i przetargu nieograniczonym

Termin związania ofertą ma istotne znaczenie w procesie udzielenia zamówienia publicznego. Oznacza zobowiązanie Wykonawcy do podpisania umowy na warunkach określonych w złożonej ofercie oraz wskazanych w dokumentacji postępowania. Pojęcie to jest jednak złożone, a na jego kształt wpływ ma wiele czynników. 

Stan prawny: 08.09.2025 r.

Początek i koniec związania ofertą

Analizując zagadnienie terminu związania, należy pamiętać, że występuje tu istotna różnica względem zasad liczenia jego rozpoczęcia. Początkiem biegu termin związania ofertą jest dzień kończący termin składania ofert. Jeżeli składanie oferty kończy się np. 10 września o godzinie 10:00, termin związania ofert również rozpoczyna się 10 września, a nie dzień później wg ogólnych zasad. 

Koniec terminu związania ofertą następuje w momencie podpisania umowy z Wykonawcą, unieważnienia postępowania lub upływu terminu związania bez dokonania przez Zamawiającego powyższych czynności. 

Wskazanie terminu związania w dokumentacji 

Ustawodawca zdecydował się na wskazanie maksymalnych terminów związania ofertą. Zamawiający powinien w danym postępowaniu wyraźnie zaznaczyć okres związania ofertą w dokumentacji przetargowej – zarówno w Specyfikacji Warunków Zamówienia, jak i w Ogłoszeniu o zamówieniu. Obowiązek wskazania terminu w SWZ wprost wynika z ustawy:

  • w postępowaniach powyżej progu unijnego: art. 134 ust. 1 pkt 13 Pzp
    “SWZ zawiera co najmniej: (…) termin związania ofertą”
  • w postępowaniach poniżej progu unijnego: art. 281 ust. 1 pkt 11 Pzp
    “ W przypadkach, o których mowa w art. 275 pkt 1 i 2, SWZ zawiera co najmniej: (…) termin związania ofertą”

Terminy związania ofertą

Terminy związania ofertą zostały szeroko zróżnicowane z podziałem nie tylko na zamówienia udzielane w procedurach krajowych i unijnych, ale również w zakresie charakteru zamówienia oraz jego wartości:

  • w postępowaniach na dostawy/usługi prowadzonych poniżej progu unijnego termin związania ofertą wynosi 30 dni;
  • w postępowaniach na dostawy/usługi prowadzonych powyżej progu unijnego (ale poniżej wyrażonej w złotych równowartość kwoty 10 mln euro) termin związania ofertą wynosi 90 dni;
  • w postępowaniach na dostawy/usługi prowadzonych powyżej progu unijnego, o wartości równej lub wyższej niż wyrażonej w złotych równowartość kwoty 10 mln euro termin związania ofertą wynosi 120 dni;
  • w postępowaniach na roboty budowlane prowadzonych poniżej progu unijnego termin związania ofertą wynosi 30 dni;
  • w postępowaniach na roboty budowlane prowadzonych powyżej progu unijnego (ale poniżej wyrażonej w złotych równowartość kwoty 20 mln euro) termin związania ofertą wynosi 90 dni;
  • w postępowaniach na roboty budowlane prowadzonych powyżej progu unijnego, o wartości równej lub wyższej niż wyrażonej w złotych równowartość kwoty 20 mln euro termin związania ofertą wynosi 120 dni.

Wniosek o przedłużenie terminu związania ofertą

Zamawiający powinien dążyć do zakończenia postępowania o udzielenie zamówienia w czasie pierwotnie określonego terminu związania ofertą. W postępowaniach złożonych pod względem przedmiotu zamówienia lub w których wystąpił element problematyczny, np. wymagający dodatkowych wyjaśnień oferty, może zdarzyć się sytuacja, w których zakończenie postępowania, poprzez wybór oferty najkorzystniejszej lub podjęcie decyzji o unieważnieniu, nie będzie możliwe w pierwotnie założonym terminie. Ustawodawca umożliwił Zamawiającemu zwrócenie się do Wykonawcy z wnioskiem o przedłużenie terminu związania ofertą. Jednocześnie ustawa jednoznacznie wskazała maksymalny termin przedłużenia, odpowiednio: 

  • w postępowaniach powyżej progu unijnego: art. 220 ust. 3 Pzp
    “W przypadku gdy wybór najkorzystniejszej oferty nie nastąpi przed upływem terminu związania ofertą, (…), zamawiający przed upływem terminu związania ofertą, zwraca się jednokrotnie do wykonawców o wyrażenie zgody na przedłużenie tego terminu o wskazywany przez niego okres, nie dłuższy niż 60 dni.” 
  • w postępowaniach poniżej progu unijnego: art. 307 ust. 2 Pzp
    “ W przypadku gdy wybór najkorzystniejszej oferty nie nastąpi przed upływem terminu związania ofertą określonego w dokumentach zamówienia, zamawiający przed upływem terminu związania ofertą zwraca się jednokrotnie do wykonawców o wyrażenie zgody na przedłużenie tego terminu o wskazywany przez niego okres, nie dłuższy niż 30 dni.„

Niezależnie od wartości postępowania, procedura przedłużenia terminu związania ofertą wygląda identycznie. Inicjatorem jest Zamawiający, który kieruje pismo/wniosek do Wykonawcy o zgodę na przedłużenie terminu. Istotne jest, aby Zamawiający zwrócił się do Wykonawcy przed upływem pierwotnego terminu związania ofertą, najlepiej z odpowiednim wyprzedzeniem pozwalającym na przeanalizowanie sytuacji przez Wykonawcę. Z praktycznego punktu widzenia, istotne aby Zamawiający określił w jaki sposób Wykonawca powinien odpowiedzieć na wniosek Zamawiającego. Przykładem może być załączenie do wniosku wzorca odpowiedzi co pozwoli uniknąć ewentualnych rozbieżności w ocenie oświadczenia woli Wykonawców. 

Inną sytuacją zbliżoną do kwestii przedłużenia terminu związania ofertą, jest wyrażenie przez Wykonawcę zgody na wybór jego oferty po terminie związania ofertą. Również to zagadnienie zostało uregulowane w ustawie Pzp:

  • w postępowaniach powyżej progu unijnego: art. 252 ust. 2 i 3 Pzp
    “2. Jeżeli termin związania ofertą upłynął przed wyborem najkorzystniejszej oferty, zamawiający wzywa wykonawcę, którego oferta otrzymała najwyższą ocenę, do wyrażenia, w wyznaczonym przez zamawiającego terminie, pisemnej zgody na wybór jego oferty.
    3. W przypadku braku zgody, o której mowa w ust. 2, zamawiający zwraca się o wyrażenie takiej zgody do kolejnego wykonawcy, którego oferta została najwyżej oceniona, chyba że zachodzą przesłanki do unieważnienia postępowania.”
  • w postępowaniach poniżej progu unijnego: art. 252 ust. 2 i 3  w zw. z art. 266 Pzp

Przedłużenie terminu związania ofertą, a wadium

Zamawiający, który wymagał w postępowaniu złożenia wadium, stosując instytucję przedłużenia terminu związania ofertą, powinien szczególnie zwrócić uwagę na wymagania stawiane w ustawie Pzp. 

Art. 97 ust. 5 i 6 Pzp
“5. Wadium wnosi się przed upływem terminu składania ofert i utrzymuje nieprzerwanie do dnia upływu terminu związania ofertą, z wyjątkiem przypadków, o których mowa w art. 98 ust. 1 pkt 2 i 3 oraz ust. 2.
6. Przedłużenie terminu związania ofertą jest dopuszczalne tylko z jednoczesnym przedłużeniem okresu ważności wadium albo, jeżeli nie jest to możliwe, z wniesieniem nowego wadium na przedłużony okres związania ofertą.”

W mojej ocenie dobrą praktyką Zamawiającego jest przypomnienie Wykonawcy we wniosku o przedłużenie terminu związania ofertą również obowiązków związanych z przedłużeniem okresu ważności wadium. Oparcie się wyłącznie na założeniu, że przepisy są znane Wykonawcy może wpłynąć negatywnie na sytuację Zamawiającego, który w przypadku błędu Wykonawcy zmuszony będzie np. do odrzucenia najkorzystniejszej finansowo oferty. Pismo do Wykonawców powinno być więc zindywidualizowane pod konkretne wymagania danego postępowania. 

Termin związania ofertą łączy się również z tematem zwrotu wadium. Wprost wskazuje na to ustawa Pzp w art. 98 ust. 1 pkt 1:
“Zamawiający zwraca wadium niezwłocznie, nie później jednak niż w terminie 7 dni od dnia wystąpienia jednej z okoliczności:
1) upływu terminu związania ofertą;”

Termin związania, a odrzucenie oferty

Zagadnienie terminu związania ofertą oraz jego przedłużenia znajduje również swoje konsekwencje w temacie konieczności odrzucenia oferty Wykonawcy. 

Przesłanki do powyżej wskazanego odrzucenia oferty zostały enumeratywnie wymienione w art. 226 pkt 12, 13 i 14 Pzp. Zamawiający został więc zobligowany do odrzucenia oferty, w sytuacji:

  • gdy Wykonawca nie wyraził pisemnej zgody na przedłużenie terminu związania ofertą
  • gdy Wykonawca nie wyraził pisemnej zgody na wybór jego oferty po upływie terminu związania ofertą
  • gdy Wykonawca nie utrzymywał wadium nieprzerwanie do upływu terminu związania ofertą